20 nov Testimonial: Speeltuin Lammerenburg
Speeltuinvereniging Lammerenburg had een verouderde website en daarom gingen ze op zoek naar wat nieuws. Tijdens gesprekken met ons bleek dat het een goed idee was om misschien wat meer aan te pakken dan alleen die website. De Speeltuinvereniging heeft nu een soepel werkend reserveringssysteem voor hun zaaltje en de ledenadministratie en -betaling verloopt volledig automatisch. Voorzitter Sjaak Smit vertelt.
“Mensen kunnen bij ons een zaaltje reserveren. Daarnaast hebben we 250 leden. Ze worden lid met een heel gezin en kunnen dan voor het jaarlidmaatschapsbedrag een jaar lang naar de speeltuin. Allebei die dingen brengen administratie met zich mee. Vóór we de website aanpakten, deden we alles een beetje houtje-touwtje. Als iemand de zaal, wilde reserveren, dan keken we in een excel-overzicht of er nog plek was. En dan de betaling. Cash of via de bank. Een rekening opmaken… dat leverde aardig wat werk
op.
Het gesprek met Peter de Rijke van MEDIA58 ging niet alleen over een nieuwe website, maar al snel ook over andere dingen. Dan merk je dat het uitmaakt of iemand de tijd voor je neemt en echt luistert. Goed contact is gewoon belangrijk. Zo is de automatisering van ons systeem begonnen. Zowel de ledenadministratie als het reserveringssysteem is nu helemaal geautomatiseerd. Ook hebben we nu de mogelijkheid om op een eenvoudige wijze keurige mailings versturen naar onze leden. Al met al, is het wat uit de hand gelopen, haha! Maar het is nu makkelijker voor ons en voor de klant. Het heeft heel wat voordelen.
Voordelen van geautomatiseerde ledenadministratie en zaalverhuur
– Het scheelt ons enorm veel werk.
We waren toch zeker drie á vier uur per week bezig met de administratie.
– Het oogt stukken professioneler.
Een stukje uitstraling is wel belangrijk.
– Er zit een agenda-functie.
Is de zaal verhuurd, dan staat dat bijvoorbeeld automatisch in de agenda van degene die de mensen
ontvangt.
– We hoeven niet achter betalingen aan te zitten.
Als iemand de zaal wil huren, moet hij eerst betalen. We hebben dus geen gedoe nadien. Het werkt eigenlijk net zo als een webwinkel. Voor onze leden gaat ook de hele betaling automatisch.
– Onze zaalhuurders zien al gelijk op de website of de zaal beschikbaar is en wat de kosten zijn.
Voor ons is het handig dat we niet helemaal in een excelletje hoeven op te zoeken of de zaal beschikbaar is, maar voor onze klanten ook.
– We verhuren de zaal vaker.
Of dat nu door de professionele uitstraling of die kalender met beschikbaarheid komt, is moeilijk te zeggen, maar het is wel iets toegenomen.
Elke vereniging kan in principe gebruik maken van zo’n systeem als het onze. Als je geen zaal verhuurt, dan heb je nog de geautomatiseerde ledenadministratie. Ook dat is een groot gemak. Het is een keuze. Je moet er even tijd en geld in investeren, maar als dat mogelijk is, zou ik het zeker doen.”